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CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE AFILIADOS 2021

CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE BOYACA “COMFABOY”

CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE AFILIADOS 2021

EL CONSEJO DIRECTIVO DE LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BOYACA “COMFABOY”

 

En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el artículo décimo octavo y el numeral once del artículo trigésimo noveno de los estatutos vigentes de la Corporación, convoca a los empleadores afiliados a la CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BOYACA “COMFABOY” a la Asamblea General Ordinaria de Afiliados, bajo las siguientes condiciones:

 ARTÍCULO PRIMERO.- Convocar a los afiliados a la Caja de Compensación Familiar de Boyacá, COMFABOY, a la Asamblea General Ordinaria de Afiliados que se realizará el día treinta (30) de abril de dos mil veintiuno (2021), a las dos de la tarde (2:00 PM) en el Centro de Convenciones de la Cámara de Comercio de Tunja, ubicado en la Calle 35 No. 10-0.

 PARAGRAFO PRIMERO: de no poderse realizar la ASAMBLEA en forma presencial en la fecha establecida en esta convocatoria y teniendo en cuenta que mediante resolución 00222 del 25 de febrero de 2021, el gobierno nacional prorrogó la emergencia sanitaria hasta el 31 de mayo de 2021 y en su artículo segundo prohíbe los eventos de carácter público o privado que implique aglomeración de personas, se autoriza a la administración de la Caja para realizar la ASAMBLEA DE AFILIADOS 2021 de manera virtual, cumpliendo con el mecanismo empleado en el decreto 398 del 13 de marzo de 2020 y con sujeción a la aplicación extensiva definida en el artículo 3 del citado decreto. Debiendo comunicar a los empleadores afiliados por medio de correo electrónico, cuál será la plataforma y procedimiento de participación, mínimo con 5 día hábiles de anticipación a la fecha de realización de la Asamblea.  

 ARTÍCULO SEGUNDO.- El orden del Día para la Asamblea General Ordinaria es el siguiente:

  1. Himno Nacional.
  2. Verificación del Quórum.
  3. Instalación de la Asamblea.
  4. Lectura, consideración y aprobación del Orden del      Día.
  5. Informe de la Comisión designada para la      aprobación del acta anterior.
  6. Nombramiento de comisión para aprobación del acta      de la Asamblea en curso.
  7. Informe del Consejo Directivo.
  8. Informe del Director Administrativo.
  9. Informe del Revisor Fiscal.
  10. Presentación, consideración, y aprobación del  balance general y estados financieros de COMFABOY a 31 de diciembre de 2020.
  11. Elección de Revisor Fiscal Principal y Suplente para el periodo estatutario de tres (3) años y fijación de honorarios.
  12. Determinación de la cuantía hasta por la cual puede contratar el Director Administrativo sin autorización del Consejo Directivo y fijación de los honorarios para los Consejeros por asistencia a sesión de Consejo Directivo.
  13. Proposiciones y varios.

 ARTÍCULO TERCERO.- En Cumplimiento de las normas y demás disposiciones emanadas de la Superintendencia del Subsidio Familiar, se informa a los afiliados que:

1.- Los Estados Financieros, libros y demás documentos relacionados con la presente Asamblea, están a disposición de los Afiliados para su inspección, durante los quince (15) días hábiles anteriores a la reunión, en la Sede Principal de la Corporación, ubicada en la Carrera 10 No. 16-81 Piso 3 de la ciudad de Tunja, en días y horas laborales.

 2.- Los miembros integrantes del Consejo Directivo Principales y Suplentes, el Revisor Fiscal Principal y Suplente de la Corporación y demás Trabajadores de COMFABOY están inhabilitados para llevar la representación de Miembros Afiliados en las Asambleas Generales Ordinarias o Extraordinarias.

3. A los trabajadores o empleados de COMFABOY, les está prohibido intervenir o participar en el proceso de recolección de poderes o direccionamiento para la elección de candidatos a los órganos de dirección y control.

 4.- La Secretaría General de la Entidad, elaborará los listados de afiliados hábiles que pueden participar en Asamblea, y los fijará en lugares visibles de las diferentes sedes de la Caja y los publicará en la página WEB de COMFABOY (www.comfaboy.com.co).

 ARTÍCULO CUARTO.- La Asamblea General de afiliados de COMFABOY estará conformada por la reunión de los empleadores afiliados hábiles o sus representantes, acreditados en la forma y condiciones señaladas en la ley y los Estatutos de la Corporación. Para efectos de la Asamblea General, son empleadores afiliados hábiles aquellos que al momento de la celebración de la Asamblea, se hallen en pleno goce de los derechos que su calidad les otorga, de conformidad con la Ley y los Estatutos y se encuentren a paz y salvo con ésta por todo concepto en relación con las obligaciones exigibles, las cuales deben ser canceladas a más tardar el veintinueve (29) de abril de 2021, a las dos de la tarde (2:00 PM), de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.7.1.2.18 del Decreto Reglamentario 1072 de 2015 y articulo décimo noveno (19) de los estatutos de la Corporación.

 ARTÍCULO QUINTO.- En la presente convocatoria se deberán observar las siguientes reglas:

  1. Podrán participar en la Asamblea General Ordinaria, los empleadores que hayan sido aceptados por el Consejo Directivo o por el Director Administrativo si le fuere delegada tal facultad, previa solicitud y cumplimiento de las obligaciones legales, estatutarias o reglamentarias según lo dispuesto en los artículos séptimo, noveno, décimo y décimo quinto de los estatutos. Ningún afiliado podrá tener voz y voto, elegir y ser elegido en las reuniones de la Asamblea General, sin que se encuentre a paz y salvo con esta CORPORACION por todo concepto, a más tardar veinticuatro (24) horas antes de la señalada para la iniciación de la respectiva asamblea.
  2. En concordancia con el artículo 15 del Decreto 2351 de 1965, las afiliaciones múltiples de una sola Empresa que constituye unidad de explotación económica, bajo la apariencia de varias unidades dependientes económicamente, formarán una sola persona natural o jurídica, para efectos de su representación y voto en la Asamblea General de Afiliados a la Caja de Compensación Familiar de Boyacá, COMFABOY.
  3. Los miembros afiliados asistentes a las reuniones de la asamblea podrán llevar hasta diez (10) representaciones, sin exceder los parámetros establecidos en el artículo 9 del decreto 2463 de 1981; los directivos apoderados de las empresas solo llevarán su propia representación. El poder será válido únicamente, si es otorgado a partir de la fecha de publicación de la presente convocatoria.
  4. En concordancia con el Artículo Vigésimo Segundo de los Estatutos de la Corporación, lEl poder, debe reunir los siguientes requisitos:
  • Otorgarse a una persona directivo de su empresa que ocupe un cargo de dirección, manejo y confianza, condición que debe acreditarse debidamente, o a otro miembro afiliado hábil.
  • Debe indicarse el nombre y cédula del apoderado.
  • Indicar la fecha de la reunión para la cual se confiere el poder.
  • La firma.
  • La aceptación y firma del apoderado.
  • Fecha de expedición del poder, que debe ser a partir de la publicación de la presente convocatoria: poderes otorgados en fecha anterior serán objeto de nulidad.

Para su comodidad y poder cumplir con todos los requisitos, el poder de su empresa lo puede descargar de la página Web de Comfaboy www.comfaboy.com.co, sin embargo se recibirá en cualquier formato siempre y cuando cumpla con los requisitos legales, estatutarios y lo señalado en la presente convocatoria.

  1. Los representantes legales pueden sustituir sus poderes, por una sola vez en otro empleador afiliado, siempre y cuando se les haya concedido expresamente en el poder la facultad de sustituirlo. La sustitución en todo caso debe constar por escrito igualmente presentado ante autoridad competente.
  2. Cuando aparecieren dos o más poderes otorgados por un mismo afiliado, éstos se consideran anulados.
  3. Tanto los afiliados como los representantes apoderados deberán inscribirse en la Secretaría General o ante los trabajadores delegados para tal efecto, que ésta última delegue, en el domicilio principal de la Corporación o en las ciudades donde exista sede administrativa con una antelación mínima de veinticuatro (24) horas a la celebración de la Asamblea y desde el día doce de abril de 2021. Quien no lo hiciere en este plazo perderá el derecho a participar en la Asamblea.
  4. El afiliado empleador podrá participar en la Asamblea si lo hace personalmente sin sujeción al plazo contemplado.
  5. Para efectos de constatar que los poderes recibidos en la Secretaría General de COMFABOY o en las sedes administrativas han cumplido con todos los requisitos, el revisor fiscal de la Corporación al cierre de la inscripción de poderes efectuará una revisión de los mismos, verificando que reúnan los requisitos y levantando un acta al respecto dejando constancia de los hechos que observe, indicando el total de poderes válidos y el total de anulados, ajustándose a lo establecido en las Circulares Externas No. 005 de 1996 y No. 010 de 2007 de la Superintendencia del Subsidio Familiar.
  6. Cumplidos los requisitos exigidos, el afiliado deberá registrarse en el lugar organizado para tal fin en la sede de la asamblea e inmediatamente se le entregará una credencial que lo acredite como miembro afiliado hábil, con plenos derechos para participar con voz y voto y para elegir y ser elegido. Las credenciales serán expedidas en la fecha, hora y sitio de la Asamblea, señaladas en la presente convocatoria.

De realizarse la Asamblea en forma virtual, el empleador afiliado debe solicitar su clave de acceso a la plataforma dispuesta para la celebración de la Asamblea en las horas y fechas establecidas, según comunicación que se enviará a los afiliados con cinco (5) días hábiles de anticipación a la realización de la Asamblea y hasta 24 horas antes, es decir desde el 23 de abril y hasta el 29 de abril de 2021 a las 2:00 pm.

  1. La Asamblea General de Afiliados designará de su seno una comisión escrutadora previamente a la apertura de la votación, en caso de requerirse para alguno de los puntos tratados. Prestarán servicios de apoyo a la comisión escrutadora para lo de su competencia, la Secretaría General y la Revisoría Fiscal de la Corporación. Corresponde a la comisión escrutadora: el recuento, cálculo y lectura de los votos y supervisar los asuntos de su competencia en el sistema de votación electrónica. Informar a la Asamblea General de Afiliados el resultado del escrutinio.

De ser virtual el aplicativo utilizado deberá permitir visualizar por los participantes el avance y resultado de las votaciones en tiempo real.

  1. Los trabajadores delegados por la Secretaría General para las funciones de registro o de inscripción, deberán emitir todos los días a las 6:00 de la tarde, un listado de los Afiliados que hayan efectuado su inscripción o registro, debiéndolo fijar en cartelera y enviar copia por fax o correo electrónico a la Secretaría General. Las direcciones para el registro o inscripción son las siguientes:

Tunja                   Carrera 10 No. 16 – 81                                     Celular 3144119265

Duitama               Calle 14 No. 13 - 69                                         Celular 3203472155

Sogamoso           Carrera 10 No. 13 – 28                                    Celular 3203472157

Paipa                   Calle 22 No. 20 – 79                                        Celular 3203472167

Chiquinquirá        Carretera Central del Norte No. 35 – 75          Celular 3203472184

Puerto Boyacá    Carrera 2 No. 13 – 35                                       Celular 3144119272

Guateque            Calle 11 No. 5 - 49                                           Celular 3203472156

Samacá               Calle 4 No. 5-61                                               Celular 3203472183

Garagoa              Calle 10 No. 8-22                                             Celular 3204988502

Villa de Leyva     Carrera 9 No. 8-16 Barrio los Olivos                Celular 3106191219

ARTÍCULO SEXTO.- La Corporación tendrá un Revisor Fiscal con su respectivo suplente, que será de libre elección y remoción de la Asamblea General, la cual lo elegirá para un periodo de tres (3) años. La Revisoría Fiscal podrá ser ejercida por personas naturales, jurídicas, o asociaciones de firmas de contadores, debidamente constituidas e inscritas con arreglo a la ley y a los Estatutos de la Corporación; para los dos últimos casos deberá ser representada por un Contador Público de conformidad con el artículo 4 de la ley 43 de 1990.

Los honorarios que fije la Asamblea General al Revisor Fiscal son para el período para el cual fue elegido y no podrán ser incrementados para el mismo periodo. Si por cualquier circunstancia el tiempo ejercido por la revisoría fiscal es menor al período de un año, los honorarios serán pagados proporcionalmente al tiempo ejercido.

Los aspirantes a desempeñar la Revisoría Fiscal deberán acreditar:

 

-          Persona Jurídica

  1. Certificado de existencia y representación legal expedido por autoridad competente.
  2. Una comunicación del representante legal donde se indique claramente quién es el contador público que prestará el servicio bajo su responsabilidad.
  3. Hoja de vida, fotocopia de la cédula de ciudadanía, tarjeta profesional y antecedentes disciplinarios con no más de treinta días de expedición a la fecha de la correspondiente Asamblea del contador público designado por la persona jurídica para actuar.
  4. Manifestación escrita tanto de la persona jurídica como del contador público quien prestará el servicio de no encontrarse incursos en las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que trata el Decreto Ley 2463 de 1981 y demás normas afines con la revisoría fiscal; de haberse informado sobre la estructura y funcionamiento de la Caja y aceptación del cargo en caso de ser electo como Revisor Fiscal principal o suplente.
  5. Solicitud de autorización para ejercer el cargo, dirigida por el contador público al superintendente del Subsidio Familiar.
  6. Propuesta clara y precisa que contenga: El valor mensual, el valor total de los honorarios durante el período. Recurso humano y técnico que utilizará en su labor (deberá ser acorde con las necesidades de la Corporación). Experiencia relacionada con el cargo tanto de la persona jurídica como del contador público designado para actuar.
  7. Presentación como candidato a Revisor Fiscal por uno o varios empleadores afiliados a la Caja de Compensación Familiar de Boyacá – COMFABOY-.
  8. Formato debidamente diligenciado, suministrado por la Secretaría General de COMFABOY.

-          Persona Natural

  1. Hoja de vida, fotocopia de la cédula de ciudadanía y de la tarjeta profesional y antecedentes disciplinarios del aspirante con no más de treinta días de expedición a la fecha de la correspondiente Asamblea.
  2. Manifestación escrita del aspirante de no encontrarse incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que trata el Decreto Ley 2463 de 1981 y demás normas afines con la revisoría fiscal; de haberse informado sobre la estructura, funcionamiento de la Caja y sobre el régimen del Subsidio Familiar y aceptación del cargo en caso de ser electo como Revisor Fiscal principal o suplente.
  3. Solicitud de autorización para ejercer el cargo, dirigida al Superintendente del Subsidio Familiar.
  4. Propuesta clara y precisa que contenga: El valor mensual, el valor total de los honorarios durante el período. Recurso humano y técnico que utilizará en su labor (deberá ser acorde con las necesidades de la Corporación). Experiencia relacionada con el cargo.
  5. Presentación como candidato a Revisor Fiscal por uno o varios empleadores   afiliados a la Caja de Compensación Familiar de Boyacá -COMFABOY.
    1. Formato debidamente diligenciado, suministrado por la Secretaría General de COMFABOY.

     No podrá ser Revisor Fiscal principal o suplente quien tenga:

  1. Vínculos matrimoniales, ser parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, ni de asociación profesional, comunidad de oficina o sociedad comercial, excepción hecha de las sociedades anónimas y de las comanditas por acciones, entre los miembros del Consejo Directivo, el Director Administrativo y el Revisor Fiscal.
  2. Quien tenga el carácter de empleador afiliado o sea representante legal o empleado de una empresa afiliada a la Corporación.
  3. Quien esté vinculado a la Corporación en cualquier otro cargo diferente al de Revisor Fiscal o quien haya desempeñado cualquier cargo, contratado o gestionado negocio, por sí o por interpuesta persona, dentro del año inmediatamente anterior, en o ante la Corporación.
  4. Quien se halle en interdicción judicial o inhabilitado para ejercer el comercio.
  5. Quien haya sido condenado a pena privativa de la libertad por cualquier delito excepto los culposos.
  6. Quien haya sido sancionado por falta grave, en el ejercicio de su profesión.
  7. Quienes sean consocios de los miembros del Consejo Directivo, de cualquier funcionario de la Corporación, de conformidad con el literal c) del artículo 4, del Decreto 2463 de 1981.
  8. El Revisor Fiscal no podrá prestar su servicio como tal simultáneamente a más de dos entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Subsidio Familiar.

Los candidatos para la elección de Revisor Fiscal Principal y Suplente se deberán inscribir ante la Secretaría General de COMFABOY en la ciudad de Tunja, con una antelación mínima de veinticuatro (24) horas a la fecha fijada para la Asamblea y a partir de la publicación de la presente convocatoria.

La inscripción de candidatos para Revisor Fiscal Principal y Suplente, deberá hacerse por escrito y en forma individual, no por planchas. La Corporación deberá presentar en la asamblea General de Afiliados, un cuadro comparativo de las diferentes propuestas interesadas en participar en la elección.

ARTÍCULO SEPTIMO.- La presente convocatoria se publicará por lo menos con quince (15) días hábiles de anticipación a la fecha de la celebración, en dos (2) avisos en diferente día, insertos en un periódico de amplia circulación en el Departamento de Boyacá, radio difusión en emisoras que funcionen dentro del ámbito territorial de la Corporación, correo electrónico del afiliado, redes sociales y pagina web de COMFABOY, suscrita por quien la convoque. En dicha publicación incluirá el parágrafo cuarto del artículo vigésimo segundo de los Estatuto.

La siguiente será la línea de atención al Asambleísta, la cual será atendida en días y horario hábil y en la que se dará información sobre la Asamblea General de Afiliados: (098) 7440005. Página Web de Comfaboy www.comfaboy.com.co

Dada en la ciudad de Tunja, a los treinta (30) días del mes de marzo de dos mil veintiuno (2021).

Original firmado por:

GUSTAVO ADOLFO OTALORA GONZALEZ

Presidente Consejo Directivo

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